Se você busca contabilidade em São Paulo e quer evitar multas e autuações, este checklist mensal reúne as principais obrigações fiscais que micro e pequenas empresas devem acompanhar para manter a regularidade.
Visão geral das obrigações mensais
As obrigações variam conforme o regime tributário (MEI, Simples Nacional, Lucro Presumido ou Real) e a atividade da empresa. Em termos gerais, há três frentes a monitorar:
- Federal: tributos e declarações relacionadas à Receita Federal e à Previdência Social.
- Estadual: tributos sobre circulação de mercadorias e substituição tributária, quando aplicável.
- Municipal: ISS sobre serviços, emissão de notas fiscais eletrônicas e guias locais.
Checklist prático por esfera: federal, estadual e municipal
Federal
- MEI: pagar o DAS-MEI mensal. Conferir guia e vencimento no Portal do Simples/MEI.
- Simples Nacional: gerar e pagar o DAS mensal conforme apuração do mês anterior.
- Retenções na fonte: apurar e recolher retenções de IR, INSS e contribuições sociais sobre pagamentos a terceiros quando houver obrigação de retenção.
- Folha de pagamento e obrigações trabalhistas: transmitir as informações da folha pelo eSocial e recolher as contribuições previdenciárias e FGTS relacionadas à folha.
- Obrigações acessórias: manter controle de entregas como EFD-Reinf ou outras declarações aplicáveis, conforme o perfil da empresa.
Estadual (São Paulo)
- ICMS: emitir notas fiscais eletrônicas corretamente e apurar ICMS conforme operação. Para contribuintes do regime normal, acompanhar SPED Fiscal quando exigido.
- Substituição tributária: calcular e recolher valores de ST quando aplicável, e cumprir obrigações acessórias exigidas pelo estado.
Municipal (São Paulo e outras cidades)
- ISS: emitir nota fiscal de serviços eletrônica conforme legislação municipal e recolher o ISS no prazo do município.
- Guia e declarações municipais: alguns municípios exigem declarações mensais ou guias específicas. Verifique o calendário do seu município.
Cumprir um checklist mensal reduz significativamente o risco de multas, juros e problemas com fiscalizações.
Prazos usuais e onde checar
Os prazos podem variar por regime e município. Abaixo, prazos usuais adotados pela maioria das empresas, que devem ser confirmados no portal do órgão competente ou com seu contador:
- DAS-MEI ou DAS do Simples Nacional: vencimentos geralmente mensais, com data fixa definida na guia do mês.
- Contribuições sobre folha e INSS: recolhimentos mensais relacionados à folha de pagamento, com prazo estabelecido pela legislação previdenciária e pelas rotinas do eSocial/DCTFWeb.
- FGTS: recolhimentos mensais relativos à folha, com prazo conforme calendário do FGTS.
- Retenções na fonte: recolhimentos mensais, quando houver retenções sobre pagamentos a terceiros.
- ICMS e ISS: prazos e datas dependem do regime tributário e do município. Consulte os sistemas estaduais e municipais.
Importante: confirme sempre os prazos na fonte oficial e com seu contador, pois alterações normativas ou feriados podem alterar datas.
Como organizar o fluxo fiscal e reduzir riscos
Rotinas simples e disciplina ajudam a evitar esquecimentos e multas. Siga estas práticas:
- Agenda fiscal mensal: mantenha um calendário compartilhado com prazos de recolhimentos e entrega de declarações.
- Envio de documentos para o contador: combine um prazo interno para envio de folhas, notas fiscais de compra e venda, recibos e comprovantes, por exemplo, até o 5º dia útil do mês seguinte.
- Conciliação bancária e fiscal: compare recibos de guias e pagamentos com os lançamentos contábeis para identificar divergências cedo.
- Sistemas e automação: utilize emissão eletrônica de notas e ferramentas de gestão que integrem com a contabilidade para reduzir erros.
- Checklist mensal: gere um checklist interno com as ações obrigatórias e confirme a conclusão com a contabilidade.
Erros comuns e recomendações práticas
- Não confundir obrigações do MEI com as do Simples Nacional ou do Lucro Presumido. O regime define tributos e prazos.
- Deixar documentos para última hora aumenta risco de multa por atraso. Planeje prazos internos.
- Esquecer retenções na fonte sobre serviços contratados pode gerar autuações e encargos.
- Mantenha comunicação contínua com seu contador e atualize cadastro nos portais da Receita, da Secretaria da Fazenda estadual e da prefeitura.
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